KARYAWAN MANGKIR, TANGANI DENGAN EFEKTIF
PERTANYAAN : Yth. Bapak Ouys, bagaimana mengatasi karyawan yang mangkir dan kadang kala menggunakan alasan ijin sakit (sick time abusers) sebagai modus tidak masuk kerja (tanpa surat ijin sakit dokter). Kondisi ini terjadi, disaat produktivitas perusahaan sedang tinggi. Mohon saran dan masukannya. (BS, Semarang)
JAWABAN : Bapak BS yang baik. Ketidakhadiran karyawan (absen) – yang mendadak ataupun yang mangkir – menjadi masalah bagi setiap perusahaan atau bisnis. Karena kondisi demikian menelan biaya dan menggerogoti produktivitas. Dampak lainnya, beban karyawan lain yang menunjukkan kesungguhan kerja bertambah. Dan ujung ujungnya bisa menganggu kepuasan pelanggan. Setiap organisasi seyogyanya memberlakukan persyaratan pada masing-masing jenis, berapa lama waktu yang boleh digunakan oleh karyawan yang absen dengan izin, dan bagaimana seharusnya menghadapi mereka yang absen tanpa izin alias mangkir kerja. Penanganan gangguan semacam itu tergantung pada kemampuan atasan mencarikan pengganti karyawan yang absen dengan karyawan lain sehingga tugas-tugas amat penting bisa diselesaikan.
Pendekatan apa yang sebaiknya digunakan untuk mengatasi absenteeism (mereka yang mangkir kerja) ini? Sistem menjatuhkan hukuman atau malah merangsang dengan memberikan hadiah? Ternyata sistem hadiah lebih efektif ketimbang sistem hukuman. Tapi jangan terburu senang dengan pendekatan ini. Sebuah riset menunjukkan bahwa insentif uang bagi karyawan yang tak pernah absen (rajin) tidak memotivasi karyawan yang senang menyalahgunakan izin sakit (sick time abusers). Di sini sistem hadiah tak lagi efektif karena biasanya mereka yang senang menyalahgunakan izin sakit berpendapat waktu jauh lebih berharga dari sekadar rupiah. Makanya mereka tak tertarik untuk mengikuti program hadiah. Maka diterapkan program no fault, adalah pendekatan yang diterapkan tanpa menghiraukan alasan mengapa seorang karyawan absen. Begitu karyawan tidak hadir lebih dari waktu yang diizinkan, sistem tindakan disiplin progresif diterapkan, yang berakhir dengan pemecatan. Jenis system ini untuk menghukum mereka yang sering menyalahgunakan izin sakit dan bukan untuk memberi hadiah mereka yang rajin masuk kerja. Kemudian dengan Paid time off (PTO) lebih merupakan konstruksi ulang dari keuntungan cuti tradisional.
Begini, daripada memberi cuti secara terpisah untuk liburan, pribadi, dan sakit, PTO mengkategorikan cuti menjadi dua : PTO dan bencana (CAT). CAT dipakai untuk sakit besar yang menyebabkan karyawan harus tidak bekerja selama kurun waktu yang lama. Progam PTO mengandung insentif tersembunyi bagi karyawan yang tidak memanfaatkan izin sakitnya. Berikut ini ada lima langkah untuk menangani karyawan agar tidak mangkir. 1). Mendidik. Terangkan secara jelas kepada semua karyawan tentang kebijakan absensi yang diputuskan oleh perusahaan. Beri mereka salinan kebijakan itu. Adakan pertemuan dengan karyawan yang tingkat mangkirnya sudah parah. Setiap rapat, catat isinya. 2). Memantau. Simpan catatan dengan rapi. Amati mana karyawan yang terlambat, pulang lebih awal, dan mana yang absen. Tanyakan pada mereka mengapa terlambat, mengapa absen, atau mengapa pulang lebih awal. Simpan catatan tentang alasan-alasan itu. 3). Menasehati. Bicaralah secara pribadi dengan karyawan yang sering mangkir. Katakan pada mereka apa yang Anda harapkan dari mereka dan katakan bahwa Anda telah mengamati mereka karena sering mangkir. Simpan catatan hasil konseling ini. 4).Tindak lanjut. Jika perilaku mangkir tugas tadi kambuh, mintalah untuk bertemu lagi secara pribadi dan cari tahu mengapa ini terjadi. Setelah itu rundingkan dengan bagian SDM agar diberi nasihat dan dukungan. 5). Perbaiki. Lakukanlah langkahlangkah progresif, sesuai tahapannya (misal, dengan peringatan verbal, peringatan tertulis, skors, dan pemecatan). Catat setiap langkah yang diambil. Semoga bermanfaat. Salam. ***
